NEGÓCIOS. Antes de eliminar, avalie os documentos da empresa: dica fundamental feita por especialistas

Eliminação de Documentos e Gestão Eletrônica de Documentos (importância) – por LIZIANI DEGLINOMINI e IVANITA BORDIGNON (*)

A eliminação de documentos é uma ação que deve ser realizada criteriosamente, uma vez que os documentos de uma instituição representam seu legado e a sua história.

A eliminação não pode ocorrer sem antes se fazer um trabalho de avaliação dos documentos, ou seja, primeiramente os mesmos são identificados e classificados, utilizando-se critérios técnicos que auxiliarão na definição de quais os que poderão ser eliminados, bem como, quais deverão ser preservados por algum tempo, e quais deverão ser preservados indefinidamente, devido seu valor permanente.

Sendo assim, é necessário que o procedimento seja acompanhado e orientado por profissionais que possuam formação técnica para avaliar o que será descartado, evitando assim que documentos sejam eliminados erroneamente e que, a partir disso, acarrete prejuízos para a empresa.

Inicialmente deve-se proceder com o levantamento de dados, que engloba legislação pertinente, fluxo de trabalho, produção documental, entre vários outros fatores.

De posse dos elementos necessários, parte-se para o procedimento de avaliação dos documentos, sendo este desenvolvido por meio da elaboração e aplicação da Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD. Esta TTD é instrumento arquivístico que norteia as atividades de avaliação, resguardando os documentos de valor permanente e auxiliando na eliminação correta de documentos que já findaram seu valor de guarda.

Outra questão muito importante, além da eliminação consciente de documentos, é a possibilidade de digitalização dos arquivos. Este procedimento permite reduzir os custos operacionais, e, além disso, dá a oportunidade de resguardar os originais, contribuindo para a preservação do acervo, como também, permite a busca das informações em um menor espaço de tempo, pois quando um documento for solicitado ele estará mais próximo de você por meio de consulta em um sistema de dados prático e eficaz.

Já pensou em ter um Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED? A gestão de documentos assegura acesso aos documentos e às informações necessárias à tomada diária de decisões e à garantia de deveres e direitos. A digitalização permite classificar os documentos e organizá-los em um GED, tornando o resgate das informações muito mais objetivo. Este mapeamento do acervo lista todos os itens documentais da empresa relacionando-os às suas características, uso, classificação, forma de apresentação, suporte, origem, ciclo de vida, objetivos, classificação de acesso, dentre outros dados.

Portanto, o GED é fundamental para garantir acesso eficiente à informação, seja para agilizar, rastrear ou bloquear. Uma consultoria especializada é fundamental para que a empresa conheça todo seu acervo documental, a demanda de pesquisa, tipos de usuários e, com isso, selecione uma ferramenta de gestão eletrônica que atenda às suas necessidades.

A eliminação de documentos consciente, bem como o uso do GED na execução das atividades da sua instituição, apresentam-se como possibilidades de alavancar ainda mais seu negócio, produzindo mais com sua equipe, diminuindo seus gastos e agilizando seu trabalho com segurança e fácil acesso. Busque novas alternativas.

(*) LIZIANI DEGLINOMINI é Arquivista e Pedagoga formada pela UFSM, servidora pública da Prefeitura Municipal de Santa Maria. IVANITA BORDIGNON é Arquivista da Prefeitura Municipal de Restinga Sêca. Ambas são especialistas em Gestão de Documentos pela UFSM e sócias da Arquiliv Gestão de Documentos, parceira deste site.