Guarda de Documentos – por LIZIANI DEGLINOMINI e IVANITA BORDIGNON (*)
Qualquer empresa, no desempenho de suas atividades, é produtora de vários documentos diariamente.
Em consequência estas organizações necessitam dispensar atenção especial aos seus arquivos ou documentos, pois os mesmos precisam ser consultados e administrados de forma organizada e com o devido sigilo da informação em alguns casos.
Para isso, existe a possibilidade no mercado de contratação do serviço terceirizado de guarda/custódia de documentos, que oferece infraestrutura segura e tecnologicamente preparada para armazenar os documentos e arquivos dessas empresas.
Esse processo, geralmente é elaborado em etapas, e conforme a necessidade de cada instituição, ou seja: A empresa contratante transfere seus documentos para a prestadora de serviços que irá administrá-los conforme a demanda da contratante.
Os documentos podem ser organizados, classificados e avaliados se essa for a demanda da empresa ou ainda simplesmente armazenado em espaço preparado para recebê-los e ficarão disponíveis aos seus produtores para acesso.
O serviço de guarda de documentos terceirizado oferece diversas vantagens, tais como: Redução de gastos com mão de outra e espaço interno; facilidade na consulta à documentos físico; comodidade nas pesquisas agilizando os processos de auditorias e fiscalização e controle de acesso ao acervo, entre outros.
Dessa forma, a terceirização da guarda de documentos vem ao encontro de demandas que muitas vezes são questões emergências dentro de uma empresa.
(*) LIZIANI DEGLINOMINI é Arquivista e Pedagoga formada pela UFSM, servidora pública da Prefeitura Municipal de Santa Maria. IVANITA BORDIGNON é Arquivista da Prefeitura Municipal de Restinga Sêca. Ambas são especialistas em Gestão de Documentos pela UFSM e sócias da Arquiliv Gestão de Documentos, parceira deste site.
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