UFSM. Modernização administrativa busca excelência na gestão. Processo está em execução há já dois anos

Da Agência de Notícias da UFSM, com foto de RAQUEL ELISE DE MORAES (Arquivo)

A UFSM vem passando por um processo de modernização administrativa que impactará positivamente nas unidades da Instituição (pró-reitorias, órgãos de apoio, suplementares e executivos, bem como unidades de ensino). O trabalho teve início em junho de 2017, motivado pela necessidade de busca da excelência na gestão universitária. Atualmente o projeto encontra-se em sua quarta fase, de otimização dos processos e estruturas. Alguns resultados já são perceptíveis.

O pró-reitor de Planejamento da UFSM, Frank Leonardo Casado, relata que, em seis décadas de existência, a UFSM tem experimentado diferentes enfoques e práticas gerenciais, resultado de mudanças internas e externas à Instituição. Este ambiente dinâmico, segundo ele, leva à necessidade de melhoria e inovação da estrutura organizacional existente. “Fator importante também é romper com paradigmas contraproducentes, além da necessidade do acompanhamento da própria evolução da gestão pública, com a importância da implementação da governança no contexto institucional”, destaca.

Assim, buscando a excelência na gestão universitária, o Projeto de Modernização Administrativa da Reitoria da UFSM tem como principais objetivos o mapeamento e otimização dos processos da UFSM; uma mudança de cultura, através da implementação de um novo modelo de gestão baseado em processos, alinhamento com a tecnologia da informação (TI) e modernas ferramentas de gestão; definição de um modelo de dimensionamento de pessoal e de competências; redesenho organizacional; e a implementação da gestão arquivística.

O projeto de modernização já mapeou e validou, até meados de maio, 667 subprocessos e atividades, que foram agrupados em 24 macroprocessos da Instituição. Os processos mapeados e validados, disponíveis no Portal de Processos, estão auxiliando a elaboração das propostas de reestruturação das unidades.

As próximas fases do projeto consistem na implementação de uma reestruturação das atuais unidades, inclusive para atender às recentes exigências legais do contexto nacional, como a extinção de cargos em comissão e funções gratificadas (ver abaixo), corroborando para a necessidade de uma reestruturação organizacional da UFSM, de forma que continue ofertando serviços de qualidade com uma estrutura mais enxuta. Também está prevista a implementação da gestão por competência na gestão de pessoas; da gestão arquivística em cada processo mapeado; da gestão de riscos estratégicos e operacionais; e da gestão da informação e do conhecimento para a tomada de decisão.

Essas fases, conforme o pró-reitor, estão desencadeando a reformulação das competências de unidades administrativas e exigindo a capacitação da comunidade acadêmica. “A reestruturação poderá trazer impactos qualitativos – frutos da manutenção e melhoria dos serviços ofertados, com uma estrutura mais enxuta – e quantitativos, podendo ser observados pela economia gerada pela melhoria de processos, tais como a diminuição do tempo de execução”, relata Frank. Um exemplo é o processo de afastamento eventual, que já foi otimizado na UFSM.

Medidas do governo alteram o processo

O trabalho de modernização administrativa teve seu andamento alterado devido a medidas recentes do governo federal. Ainda em 2018, o Decreto nº 9.262 extinguiu 30 cargos na UFSM e vedou a abertura de concurso público para 332 servidores técnico-administrativos em educação (TAEs). Já o Decreto nº 9.725, de 12 de março de 2019, cortará 354 funções de função gratificada (FG) níveis 4 a 7. Atualmente, a UFSM conta com 937 funções gratificadas e cargos de direção, devendo passar para 583 a partir de 1º de agosto, quando o decreto entrará em vigor.

Além destes há ainda o Decreto nº 9.739/2019, que revogou determinação de 2009, passando a exigir o cadastro da estrutura no Sistema de Organização e Inovação Institucional do Governo Federal (Siorg). Para que a estrutura organizacional da UFSM esteja corretamente informada no Siorg, terá que sofrer alterações significativas, enquadrando-se à legislação federal, principalmente no que diz respeito às estruturas das coordenações de curso de graduação e de pós-graduação, que contam com a designação de Função Comissionada de Coordenação de Curso (FCC), função esta exclusivamente utilizada para remunerar coordenação acadêmica, ou seja, não se pode exercer coordenação administrativa.

Desse modo, estas coordenações de cursos não podem ser consideradas unidades administrativas, de acordo com a Lei 12.677/2012. “Deverá ser revista a posição das secretarias dos cursos, pois, atualmente, encontram-se subordinadas às coordenações de cursos. Além disso, o decreto que extingue as FGs também exige o repensar da estrutura destas secretarias, pois essas estruturas utilizam em sua maioria as FGs que serão extintas”, observa Frank.

Assim, estes decretos alteraram o andamento do trabalho de modernização administrativa, no sentido de ampliação do escopo: inicialmente estava focado na Reitoria, mas hoje também estão sendo trabalhadas as unidades de ensino. Além disso, o prazo de entrega da proposta de reestruturação deve ser adequado aos prazos estabelecidos nos decretos.

O pró-reitor ainda salienta que a proposta de reestruturação, que deveria tomar por base os processos devidamente otimizados, deverá, além disso, enquadrar-se à nova realidade do contexto nacional, ou seja, adaptando-se às disponibilidades de FGs e cargos de direção (CDs) atuais, visto que só se pode criar uma unidade organizacional com a sua respectiva chefia (FG e/ou CD), e como serão extintas 354 chefias, a estrutura deverá ser ainda mais enxuta…”

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