ESTADO. Um ano depois das enchentes: o trabalho de recuperação de arquivos pelo “DAG” da UFSM

Por Marina Brignol / Da Agência de Notícias da UFSM

No dia 30 de abril de 2024, o arquivo permanente da UFSM ficou completamente submerso devido às enchentes que acometeram o Rio Grande do Sul. O lago, que fica ao lado do prédio da Reitoria, transbordou e, por meio de uma rampa, a água conseguiu acessar o subsolo, onde se encontrava o arquivo permanente da Instituição. O arquivo continha 12 mil caixas de documentos históricos. O ocorrido precedeu o que viria a acontecer com mais de 100 arquivos e cerca de 238 mil caixas de documentos no estado. 

Na Universidade, a resposta do Departamento de Arquivo Geral (DAG) foi rápida e, imediatamente, uma operação de resgate foi iniciada para a retirada desses materiais com a participação de professores, técnico-administrativos em educação, militares e alunos voluntários.

Logo no início do processo, já foi estabelecido contato com o Arquivo Nacional para entender como melhor proceder naquela situação, e também foram registradas todas as ações efetuadas no começo de um longo processo de recuperação. A partir dos registros, o DAG criou a Operação Recupera Arquivo UFSM, uma página com o propósito de divulgar ações e métodos empregados na recuperação dos documentos danificados. E, em conjunto com o Arquivo Nacional, efetuaram duas publicações: uma instrução de Ações Iniciais e um Guia Rápido para o Resgate de Acervos Danificados por Água, que também serviram como auxílio para as instituições da região que tiveram seus acervos atingidos. 

Desde então, o trabalho de recuperação que está sendo feito na UFSM ganhou reconhecimento do Arquivo Nacional, e se tornou referência no Brasil. Foi assim que as ações do DAG ganharam visibilidade no país e diversos meios de comunicação nacionais e regionais vieram entender o que estava sendo feito para recuperar o acervo arquivístico. “Se tornar referência foi devido às pessoas e como agimos. Chocou muito a forma como foi feito. A gente agiu muito rápido e de forma correta. Eu digo assim, a gente seguiu os protocolos de resgate rapidamente e com muitos voluntários. As pessoas são muito conectadas e ajudam aqui na UFSM”, diz a arquivista do DAG Daiane Regina Segabinazzi Pradebon. O destaque na mídia foi um portal para mostrar a importância da preservação e recuperação dos acervos alagados. Com a evolução do trabalho, a UFSM transformou o desastre climático em inovação e criou o Espaço Transdoc. 

Espaço Transdoc

O Transdoc é a primeira estrutura no Brasil dedicada à recuperação emergencial de grandes volumes documentais atingidos por enchentes. Ele atua como HUB transdisciplinar, reunindo especialistas de diversas áreas (Arquivologia, Química, Farmácia, Engenharias, Biologia e Tecnologia da Informação) e desenvolve pesquisas visando criar técnicas inovadoras de recuperação documental em larga escala. O Espaço TransDoc é vinculado a dois projetos – um de desenvolvimento institucional, chamado “Preservação do Patrimônio Documental: Estratégias para Recuperação do Acervo Arquivístico da UFSM atingido por inundação”, e outro de pesquisa, denominado “Desafios e Estratégias na Recuperação de Documentos Arquivísticos Danificados Pelas Enchentes Ocorridas no RS”. 

O projeto de pesquisa é utilizado como meio de captação de recursos. E até o momento, são várias as fontes de financiamento: investimento institucional, Ministério da Educação, Financiadora de Estudos e Projetos (FINEP) e Ministério da Gestão e Inovação via Arquivo Nacional. O projeto com a FINEP, por exemplo, permitiu a compra de parte dos recursos de materiais permanentes. A arquivista do DAG conta que os fomentos servem para aumentar o nível de pesquisa do laboratório: “A gente está para receber mais R$ 2 milhões da FINEP para equipamentos. Vamos receber scanners super potentes para digitalização. Aqueles do tipo planetário, para digitalizar plantas e mapas, porque recebemos todas as plantas das rodovias e pontes do estado para restaurar”. Inclusive, o programa segue na busca ativa por projetos e financiamentos para expandir cada vez mais a atuação. “Para a estrutura física, a gente vai tentar outros órgãos de fomento. Para conseguir um prédio, um local específico, não só para trabalhar nesse laboratório, mas também para estruturar o nosso acervo que agora não vai mais voltar para o mesmo lugar. Precisamos de um prédio também para nós”, relata Daiane. 

Como o DAG não conta com um prédio próprio, os arquivos recuperados são alocados em lugares provisórios. A documentação recuperada está sendo armazenada no prédio 48-D, da Pró-Reitoria de Graduação (Prograd), e uma parte também vai para um pavilhão do DAG, no Centro de Eventos, do Parque Tecnológico, onde fica o acervo da Administração Superior. Além disso, o Espaço Multiuso é utilizado na rotina diária de trabalho do projeto.

O fluxo de trabalho do Departamento de Arquivo Geral se dá em seis etapas:

• Retirada do acervo
• Triagem e estabilização do acervo
• Limpeza e higienização
• Secagem
• Digitalização 
• Novo acondicionamento

Ainda no início do processo, foi recebida a verba inicial da calamidade para materiais permanentes. “A gente já aproveitou esse valor e compramos quatro contêineres refrigerados, que foram instalados atrás do prédio (Espaço Multiuso).  Porque a locação que nós estávamos fazendo com parceiros aqui da cidade se tornaria muito custosa a longo prazo. Já as salas de secagem própria para acervos, conseguimos aqui da própria UFSM. Eram contêineres que estavam parados no Parque Tecnológico, não estavam sendo utilizados e foram readaptados para a gente usar aqui. Usamos os contêineres como câmaras apropriadas de secagem com adaptação de temperatura e umidade”, afirma Daiane sobre os recursos utilizados para aprimorar algumas fases do fluxo de recuperação. 

Até o momento, cerca de 20 mil arquivos já foram digitalizados, o que totaliza mais de 100 mil páginas, por exemplo. “A gente também está fazendo a digitalização para a consulta, porque esse acervo foi contaminado, está frágil. Queremos que tenha menos acesso possível ao arquivo físico”, explica a arquivista do DAG, quanto à estratégia de conservação dos acervos atingidos. Mas ela conta que o principal movimento de conservação é o controle do ambiente, da umidade e da temperatura no novo acondicionamento. Não se pode devolver o documento para uma sala em que o ambiente é úmido, porque mesmo que seja feita a desinfestação, ainda há resíduos que podem voltar a proliferar fungos e bactérias que ficaram nesses arquivos.

Daiane destaca que nenhum arquivo foi perdido, nem mesmo os que pareciam mais difíceis: “Todos estão sendo recuperados. Inclusive, os que ficaram meses em Porto Alegre, no mesmo lugar. O nosso a gente recuperou muito rápido, tirou da enchente muito rápido. Congelamos, então não está tão degradado, quase nem está. Você pega ele parece que nem foi molhado. Nem sujo, nem nada. Mas os de Porto Alegre são um desafio. Porque tem uns que parecem que voltaram a ser um bloco de madeira. Ficaram muito blocados. Mas, por incrível que pareça, ele ficou mais superficial e nas bordas, conforme tu vai limpando, dando banho, fazendo os procedimentos de recuperação, a gente consegue recuperar mesmo esses que, de cara, parece que não dá. Mas é possível”.

A previsão para o término do trabalho envolvendo o acervo institucional é de 5 anos. A arquivista explica que o tempo total cobre não só a parte de recuperação, e por isso essa quantia: “Tem a parte da reindexação do acervo, da organização do acervo. Então, imagina, 12 mil caixas levaram desde 1990, desde que existe o Departamento de Arquivo Geral, para serem organizadas. Não vai ser em 5 anos que a gente vai reorganizar essas 12 mil caixas. O trabalho de recuperação, propriamente dito, de secagem, pode demorar muito menos. Mas o que pode demorar mais é essa reorganização do acervo, é montar o quebra-cabeça de novo”.

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