EMPRESAS. A importância da gestão de documentos para os negócios, bem explicado por quem sabe disso

Consultoria Arquivística – por LIZIANI DEGLINOMINI e IVANITA BORDIGNON (*)

Você tem uma empresa? E ela ainda não faz a gestão documental dos documentos produzidos e recebidos?

Você pode estar perdendo muito em organização, tempo e até mesmo em dinheiro!

Já deves estar consciente de que sua empresa produz um grande volume de documentos que contêm informações importantes e que não devem ser descartados por motivos de precaução.

Ao longo dos dias, os setores da empresa vão produzindo documentos que vão se acumulando, o que pode acarretar em problemas, tanto de espaço quanto de organização.

Para evitar a bagunça e os prejuízos, é recomendado que as empresas adotem a gestão de documentos, que traz uma série de benefícios, tais como, liberação de espaço físico, organização dos documentos desde sua criação, otimização do gerenciamento e manutenção dos arquivos, segurança das informações da empresa, redução de custos, entre outros.

A gestão de documentos se caracteriza por promover a administração dos documentos, desde a sua produção até sua guarda permanente ou descarte. Este processo consiste em organizar todos os documentos produzidos e/ou recebidos pela empresa, distribuindo-os conforme as suas especificidades.

A gestão de documentos é desenvolvida por fases (corrente, intermediária e permanente) que visa o máximo de organização para que  as informações importantes não sejam perdidas no meio do processo.

Neste contexto, a consultoria arquivística se apresenta como aliada às empresas e elabora técnicas específicas para aprimorar a gestão dos documentos. Citamos como exemplo, a criação do Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos, onde ambos os instrumentos têm o objetivo de permitir ao cliente o domínio de seu acervo, assim como, o controle dos prazos de guarda destes documentos. Uma forma mais dinâmica e eficiente na busca das informações quando delas necessitar.

A consultoria arquivística se desenvolve basicamente em 5 etapas, as quais facilitam o trabalho tanto das consultoras quanto da empresa.

Primeira etapa: é feito um diagnóstico que possibilita o entendimento aprofundado da instituição, ou seja, sua missão, contexto de produção documental, funções, atividades, formas de organização, particularidades.

Segunda etapa: com base no diagnóstico, são apresentadas propostas de trabalho que venham de encontro com as necessidades da empresa.

Terceira etapa: são elaborados os instrumentos arquivísticos que consistem no Plano de Classificação dos Documentos, construído a partir do levantamento de todos os tipos documentais que existem na empresa e a Tabela de Temporalidade de Documentos que determina o prazo de guarda dos mesmos. Ambos os instrumentos seguem as normas arquivísticas e a legislação específica de cada área.

Quarta etapa: aplicação dos instrumentos arquivísticos já apresentados e aprovados pela empresa.

Quinta etapa: é realizada a capacitação dos funcionários a fim de que sejam mantidas as políticas adotadas quando da implantação do sistema.

Ao desenvolver um trabalho arquivístico na instituição, esta terá controle sobre sua produção documental, simplificação de atividades, preservação mais criteriosa de seu acervo e melhoria no acesso às informações armazenadas.

Sabemos que o objetivo principal de uma empresa é o de alcançar resultados positivos e de alavancar o crescimento, e o trabalho arquivístico desempenha um importante papel nesta missão, pois ajuda a poupar tempo, que no mundo empresarial equivale a dinheiro.

(*) LIZIANI DEGLINOMINI é Arquivista e Pedagoga formada pela UFSM, servidora pública da Prefeitura Municipal de Santa Maria. IVANITA BORDIGNON é Arquivista da Prefeitura Municipal de Restinga Sêca. Ambas são especialistas em Gestão de Documentos pela UFSM e sócias da Arquiliv Gestão de Documentos, parceira deste site.