NEGÓCIOS. “Gestão de Documentos” e a importância crucial dessa tarefa no dia-a-dia de todas as empresas

Tratamento de Documentos – por LIZIANI DEGLINOMINI e IVANITA BORDIGNON (*)

Muito se fala sobre a necessidade da Gestão de Documentos nas instituições, mas pouco se explica sobre o tema.

É relevante mencionar que apesar de sempre voltarmos o pensamento às tecnologias envolvidas, gerir documentos nem sempre requer a utilização de um software. Apesar disso, os softwares são ferramentas que facilitam e automatizam o que é administrado pelas pessoas e são importantes instrumentos na busca pela informação.

Dessa forma, a Gestão de Documentos é um conjunto de tarefas e procedimentos orientados para obter maior eficácia e economia na produção e controle dos documentos.

Em outras palavras, são medidas que se adota para tornar mais fácil o manuseio dos acervos, para que a informação seja localizada com facilidade, e isso, claro, começa na elaboração dos documentos, envolve o fluxo, o uso, a avaliação, o arquivamento em sua fase corrente e intermediária, até sua destinação final, ou seja, eliminação ou guarda permanente.

Entende-se por fase corrente quando os documentos estão em atividade, sendo consultados com frequência. A fase intermediária é quando a frequência de pesquisa diminui, porém eles precisam ser administrados assim como os outros. Nessa fase os documentos aguardam a sua guarda permanente – fase permanente, ou sua eliminação.

Mas afinal, o que é Gestão de Documentos? Como ela contribui para o dia a dia das atividades da empresa?

A gestão de documentos objetiva integrar o tratamento dos documentos em uma organização é um procedimento fundamental no desenvolvimento das atividades de uma instituição pública ou privada. Para tomar decisões, recuperar a informação e preservar a memória institucional é preciso estabelecer um conjunto de práticas que auxiliem e garantam a organização e preservação dos arquivos. Dizemos ainda que tal processo possibilita a produção, administração, controle, manutenção, economia e eficiência nas atividades diárias, ou seja, além de facilitar na fase de elaboração, arquivamento e gerenciamento, traz economia sustentável e redução de tempo na busca de documentos.

Quando falamos de documentos, sempre nos questionamos: há necessidade de organizar o arquivo da minha empresa?

Para responder isso basta você olhar a organização dos documentos da empresa: Tenho o retorno desejado quanto faço pesquisas no meu acervo? Quanto tempo meus colaboradores perdem procurando documentos durante o dia? O espaço que tenho hoje destinado ao arquivo, poderia servir para ampliar os negócios?

É fato que o capital mais importante das organizações é a Informação. Dessa forma, a utilização de princípios, normas, técnicas e procedimentos diversos, tais como, Plano de Classificação de Documentos e Tabela de temporalidade de Documentos são a base para uma eficiente Gestão de Documentos, pois a partir desses instrumentos é possível o controle da produção documental, assim como, o controle de guarda e de eliminação de documentos.

Por fim, um tratamento arquivístico aos documentos das instituições é determinante para um melhor aproveitamento do espaço físico e uma eficiente organização dos documentos produzidos. Além de garantir segurança às informações que estão sob sua guarda, promove a redução de custos nos diferentes aspectos.

(*) LIZIANI DEGLINOMINI é Arquivista e Pedagoga formada pela UFSM, servidora pública da Prefeitura Municipal de Santa Maria. IVANITA BORDIGNON é Arquivista da Prefeitura Municipal de Restinga Sêca. Ambas são especialistas em Gestão de Documentos pela UFSM e sócias da Arquiliv Gestão de Documentos, parceira deste site.