Custódia de documentos – por LIZIANI DEGLINOMINI e IVANITA BORDIGNON (*)
Um dos grandes “segredos” para o sucesso de uma empresa é o planejamento. Planejamento este das atividades, dos recursos financeiros, humanos, materiais… É fundamental dispensar tempo para planejar e administrar as atividades a serem desenvolvidas dentro da instituição. Aqui nos referiremos mais especificamente aos arquivos, a importância que eles representam na empresa e os cuidados fundamentais a ser dispensados a documentação.
O ideal para o seu negócio é ter um acervo organizado, acessível, disposto em espaço amplo e apropriado para armazenar o patrimônio documental da instituição, afinal ali está a história, a vida da empresa e de quem faz parte dela.
Entretanto, para que isso seja possível na instituição, muitos recursos deverão ser aplicados, tanto em espaço físico, pessoal, material, entre outros.
Nesse sentido, a Arquiliv apresenta-se como parceira nessa tarefa, tanto na organização e busca das informações, bem como na aplicação de técnicas arquivísticas específicas a necessidade da empresa e seu tipo de acervo. Concomitante a isso, oferece a possibilidade da custódia de acervos, objetivando a diminuição dos custos dispensados e a preservação de seus documentos.
Já pensou em otimizar seu fluxo de trabalho terceirizando a guarda de seu acervo? Ou a possibilidade de armazenamento de seus documentos em espaço preparado para isso, podendo consultá-los quando os necessitar? E melhor ainda, saber que os mesmos se encontram devidamente armazenados, e sendo manuseados por profissionais responsáveis, que os tratam com a devida atenção e rigor necessários?
Contate a Arquiliv! Nossa empresa se coloca a disposição para realizar este trabalho. Prezamos pela proteção, conservação e preservação dos acervos das empresas. Contamos com uma estrutura física ampla e adaptada as normas técnicas, em espaço bem localizado e de fácil acesso.
Além disso, os arquivos são mantidos em um ambiente preparado, climatizado e o manuseio é realizado por profissionais arquivistas especialistas na área de gestão de documentos.
Veja alguns benefícios ao optar pela contratação de nosso serviço de custodia de documentos: segurança na guarda; preservação de documentos originais; ganho de espaço físico no seu ambiente de trabalho; otimização dos recursos humanos, entre outros.
Já avaliou seus processos? Já calculou o impacto negativo que um acervo desorganizado pode gerar na sua empresa? E como isso pode comprometer significativamente os resultados do seu trabalho?
Tente refletir sobre o seguinte: quanto custa para a empresa manter o espaço destinado aos documentos? Quanto tempo cada funcionário perde para localizar uma documentação específica? Quais os riscos de perda ou deterioração de documentos importantes?
Ao fazer essa reflexão, a empresa terá condições de avaliar sua gestão documental e poderá abrir portas para alavancar ainda mais o crescimento de sua organização.
Salientamos ainda, que o serviço de terceirização de acervos permite a elaboração de instrumentos arquivísticos como, por exemplo, a Tabela de Temporalidade de Documentos que viabiliza eliminar documentos de forma correta e legal, descartando os documentos que não precisam mais ser guardados.
Por fim, a terceirização torna-se aliada no dia a dia da empresa, contribuindo para a eficiência e eficácia no alcance dos resultados almejados, bem como colaborando para a otimização do gerenciamento e manutenção dos arquivos. Isso gera uma significativa economia de tempo e dinheiro.
Simplifique a gestão de documentos da sua empresa! A comodidade, a segurança, a confidencialidade serão seus aliados. A Arquiliv se preocupa com o cumprimento das normas e garante que os documentos e dados sob sua guarda não serão violados, pois será respeitada uma rigorosa cadeia de custódia durante todas as etapas do processo.
(*) LIZIANI DEGLINOMINI é Arquivista e Pedagoga formada pela UFSM, servidora pública da Prefeitura Municipal de Santa Maria. IVANITA BORDIGNON é Arquivista da Prefeitura Municipal de Restinga Sêca. Ambas são especialistas em Gestão de Documentos pela UFSM e sócias da Arquiliv Gestão de Documentos, parceira deste site.
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