Organização de Documentos – por LIZIANI DEGLINOMINI e IVANITA BORDIGNON (*)
A organização dos documentos de uma empresa reflete diretamente no desempenho das atividades do dia a dia da instituição.
A busca de documentos arquivados desordenadamente demanda tempo tornando o processo longo, cansativo e de elevado custo. Além disso, é preciso considerar se fazer necessário designar um colaborador somente para realizar tal tarefa.
É de fundamental importância que as empresas tenham seus arquivos devidamente organizados para que haja maior agilidade e rapidez no acesso à informação e eficiência no desempenho de suas atividades. Vejamos alguns benefícios resultantes de um trabalho de organização dos acervos:
– Padronização dos métodos de arquivamento;
– Aplicação da Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD);
– Liberação de espaço físico;
– Aumento da produtividade em decorrência do menor tempo utilizado na busca do documento;
– Redução de custos na administração e manutenção do arquivo, entre outros.
O desenvolvimento deste trabalho constitui ainda em acondicionar e classificar os documentos através de um conjunto de instrumentos que promovem o eficiente gerenciamento destes arquivos como: tipificação dos arquivos e documentos, catalogação, tabela de temporalidade, organização em ordem cronológica e alfabética, tratamento e recuperação dos documentos físicos e armazenagem do acervo em suportes adequados como caixas-arquivo, pastas, estantes, mapotecas, fitotecas, etc.
O correto uso deste conjunto de instrumentos torna muito mais fácil e prático o controle e o rastreamento dos arquivos, garantindo que todas as informações correspondentes a um fluxo de negócio estejam devidamente organizadas e de fácil localização para fins de auditorias e fiscalizações.
(*) LIZIANI DEGLINOMINI é Arquivista e Pedagoga formada pela UFSM, servidora pública da Prefeitura Municipal de Santa Maria. IVANITA BORDIGNON é Arquivista da Prefeitura Municipal de Restinga Sêca. Ambas são especialistas em Gestão de Documentos pela UFSM e sócias da Arquiliv Gestão de Documentos, parceira deste site.
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